Informacja dotycząca danych osobowych (RODO)
Jako HURTOWNIA PAPIEROSÓW KING Krzysztof Król, z siedzibą w Szczecinie ul. Świerczewska 68 nr NIP 8511005882, w świetle obowiązujących przepisów prawa jesteśmy administratorem danych osobowych Państwa jako naszych pracowników / kontrahentów*. To oznacza, że odpowiadamy za wykorzystanie tych danych w sposób bezpieczny, zgodny z umową oraz obowiązującymi przepisami.
W jakim celu i na jakiej podstawie wykorzystujemy Państwa dane osobowe
Państwa dane osobowe uzyskane przy zawieraniu umowy oraz w trakcie jej trwania wykorzystujemy w następujących celach:
- a) zawarcia i wykonania łączącej nas umowy, w tym zapewnienia należytego jej wykonania – przez czas trwania umowy i rozliczeń po jej zakończeniu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 b RODO – zwana dalej „podstawą prawną”,
- b) wykonania ciążących na nas obowiązków prawnych, np.: zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, zgłoszenie do Urzędu Skarbowego, zgłoszenie do Urzędu Pracy, naliczania i wypłaty wynagrodzeń, wystawianie dokumentów rozliczeniowych w zakresie podatku dochodowego, wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentów księgowych.
Z danych potrzebnych do realizacji obowiązków prawnych będziemy korzystać:
- przez czas wykonywania obowiązków, np. Wypłaty wynagrodzenia, wystawienia faktury (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 c RODO – zwana dalej „obowiązkiem prawnym”,
- przez czas, w którym przepisy nakazują nam przechowywać dane, np. Podatkowe (podstawa prawna: obowiązek prawny),
lub
- przez czas, w którym możemy ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku, np. otrzymać karę finansową od urzędów państwowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 f RODO – zwana dalej „prawnie uzasadnionym interesem”).
- c) wykrywania nadużyć i zapobiegania im – przez czas trwania umowy (podstawa prawna: wykonanie umowy), a następnie przez okres, po którym przedawnią się roszczenia wynikające z łączącej nas umowy, a w przypadku dochodzenia przez nas roszczeń lub zawiadamiania właściwych organów – przez czas trwania takich postępowań (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes),
- d) ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń, co obejmuje in. sprzedaż naszych wierzytelności innemu podmiotowi – przez okres, po którym przedawnią się roszczenia wynikające z umowy (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes),
- e) marketingu bezpośredniego – przez czas trwania umowy (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes),
- f) tworzenia zestawień, analiz, statystyk na nasze potrzeby wewnętrzne; obejmuje to w szczególności raportowanie, badania marketingowe, planowanie rozwoju usług, prace rozwojowe w systemach informatycznych, tworzenie modeli statystycznych (np. dotyczących ochrony przychodów – przez czas trwania umowy, a następnie nie dłużej niż przez okres, po którym przedawnią się roszczenia wynikające z umowy (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes),
We wskazanych powyżej celach nie będziemy dokonywać profilowania, czyli zautomatyzowanej analizy Państwa danych i opracowania przewidywań na temat preferencji lub przyszłych zachowań.
Jakie dane osobowe zamierzamy pozyskiwać.
Do zawarcia umowy wymagamy podania przez danych na formularzu umowy (jeśli ich Państwo nie podadzą, nie zawrzemy umowy). Nie będziemy prosić o podanie danych opcjonalnych, które nie mają wpływu na zawarcie umowy.
Podawanie danych przy zawarciu umowy nie jest wymogiem ustawowym. Przepisy nakazują nam jednak wykonanie szeregu czynności związanych z zatrudnieniem lub podjęciem współpracy w ramach umowy zlecenia, czy działalności gospodarczej. Ich wykonanie bez pozyskania danych osobowych osób, których dotyczą nie byłoby możliwe. Aby spełnić nałożone przez ustawodawcę obowiązki, wykorzystywać będziemy dane zawarte w formularzu umowy.
Komu będą przekazywane pozyskane dane osobowe.
Pozyskane dane osobowe przekazujemy:
- a) podmiotom przetwarzającym dane w naszym imieniu, uczestniczącym w wykonywaniu przez nas czynności:
- obsługującym nasze systemy teleinformatyczne lub udostępniającym nam narzędzia teleinformatyczne,
- podwykonawcom wspierającym nas, np. przy wykonywaniu usług,
- kontrahentom zlecającym nam wykonanie usług, np. przy ich wykonywaniu,
- podmiotom obsługującym i utrzymującym naszą sieć teleinformatyczną,
- podmiotom świadczącym nam usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną, podatkową, rachunkową.
- b) innym administratorom danych przetwarzającym Państwa dane we własnym imieniu:
- podmiotom prowadzącym działalność pocztową i kurierską,
- podmiotom prowadzącym działalność płatniczą (banki, instytucje płatnicze), w celu dokonania wypłaty przysługujących Państwu świadczeń,
- podmiotom współpracującym z nami przy obsłudze spraw księgowych, podatkowych, prawnych – w zakresie, w jakim staną się administratorem danych.
Dane z innych źródeł.
Przy zawieraniu, przedłużaniu lub rozszerzaniu zakresu umowy przez czas trwania takiej czynności będziemy wykorzystywać dotyczące Państwa informacje pochodzące z rejestru przedsiębiorców (aktualnie: Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) oraz z bazy Głównego Urzędu Statystycznego w zakresie tam upublicznionym w celu weryfikacji Państwa danych oraz Państwa wiarygodności płatniczej (podstawa prawna: wykonanie umowy), a następnie w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń przez okres, po którym przedawnią się roszczenia z łączącej nas umowy (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes).
Jeśli będą dokonywali Państwo w trakcie trwania umowy jakichkolwiek płatności na naszą rzecz za pośrednictwem banku lub innej instytucji płatniczej, to wejdziemy w posiadanie informacji o tym, z jakiego konta, w jakiej sytuacji dokonali Państwo zapłaty. Dane te będziemy przetwarzać w celu sprawdzenia czy dokonali Państwo poprawnej zapłaty, a w razie potrzeby także w celu dokonania zwrotów (podstawa prawna: wykonanie umowy)., w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes).
Pozyskane dane osobowe nie trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy.
W przypadku pozyskanych danych osobowych nie będzie wprowadzona procedura automatycznego podejmowania decyzji.
Przysługujące Państwu uprawnienia.
Odnośnie pozyskanych danych osobowych przysługują Państwu następujące uprawnienia:
- sprostowanie (poprawienie) danych osobowych,
- usunięcie danych przetwarzanych bezpodstawnie lub umieszczonych na naszych serwerach,
- ograniczenie przetwarzania (wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych – stosownie do złożonego wniosku),
- dostęp do danych (informacja o przetwarzanych przez nas danych oraz wniosek o kopię danych),
- przeniesienie danych do innego administratora danych lub do Państwa (w zakresie określonym w art. 20 RODO).
Z tych praw można skorzystać składając wniosek w siedzibie przedsiębiorstwa lub dzwoniąc pod numer 609 641 400 Aby mieć pewność, że są Państwo uprawnieni do złożenia wniosku, możemy prosić o podanie dodatkowych informacji pozwalających na uwierzytelnienie osoby rozmówcy.
Zakres każdego z tych praw oraz sytuacje, kiedy można z nich skorzystać, wynikają z przepisów prawa. To, z którego uprawnienia mogą Państwo skorzystać, zależeć będzie np. od podstawy prawnej wykorzystywania przez nas danych osobowych oraz od celu ich przetwarzania.
Prawo sprzeciwu.
Niezależnie od praw wymienionych powyżej mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych na potrzeby marketingu bezpośredniego. Po przyjęciu wniosku w tej sprawie jesteśmy zobowiązani do zaprzestania przetwarzania Państwa danych w tym celu. W szczególnych sytuacjach mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych, jeśli podstawą wykorzystania danych jest prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu Państwa wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, że istnieją:
- ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub
- podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Jeśli wykorzystanie danych nie jest konieczne do wykonania umowy, realizacji obowiązku prawnego lub nie stanowi prawnie uzasadnionego interesu, możemy prosić o wyrażenie zgody na określone sposoby wykorzystania Państwa danych. Udzieloną nam zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać (nie będzie to wpływać na zgodność z prawem wykorzystania danych przed cofnięciem takiej zgody).
Skarga.
Mają Państwo prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy prawa.
Kontakt.
Nasze dane kontaktowe:
HURTOWNIA PAPIEROSÓW KING
Ul. Świerczewska 68
71-066 Szczecin
Email: bok@kinghurt.pl
Tel. 609 641 400